Document Management Systemen

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven veel tijd spenderen aan het zoeken, creëren en opslaan van documenten. Dit brengt veel onnodige kosten met zich mee. Zo blijkt uit onderzoek dat een gemiddelde informatie medewerker 6 tot 10 uur per week besteed aan het zoeken naar informatie binnen een bedrijf. Een document gemiddeld 9 tot 11 keer fysiek of elektronisch gekopieerd wordt en dat informatie medewerkers maar in 50% van de gevallen vinden wat ze zoeken. [1] Een document management systeem bespaart de gebruiker daardoor veel tijd en uiteindelijk ook geld.

Wat kan Documentaal hierin betekenen?

Documentaal heeft veel ervaring met het integreren van verschillende Document Management systemen in Microsoft Office. dStyle zorgt ervoor dat u sneller en gemakkelijker documenten kunt beheren vanuit Microsoft Office in uw document management systeem. Dankzij deze integratie is het mogelijk om documenten rechtstreeks vanuit Microsoft Office op te slaan in het document management systeem. dStyle voegt hier automatisch de benodigde metadata aan toe. Metadata zijn de gegevens die een document beschrijven zoals, auteur, titel, datum, versie nummer etc. Dit zorgt ervoor dat u sneller kunt werken en meer aandacht kunt geven aan de inhoud van het document.

SharePoint document management

Documentaal is al jaren een vaste partner van Microsoft. Hierdoor zijn wij altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Als partner weten wij als geen ander hoe de software in elkaar zit en wat de mogelijkheden zijn. Door deze samenwerking is dStyle uitermate geschikt in combinatie met Microsoft SharePoint. Vanuit Microsoft Office worden documenten automatisch opgeslagen in SharePoint met de benodigde metadata zodat de documenten snel worden teruggevonden. In SharePoint zit een uitgebreide zoekfunctie zodat documenten altijd teruggevonden worden.

SAP document management

Het SAP document management systeem bestaat grotendeels uit financiële gegevens. Al deze gegevens zijn centraal opgeslagen en worden door de gebruiker verwerkt tot een rapport. Zo kunnen gebruikers ervoor kiezen welke data zij willen gebruiken en dit verwerkt SAP tot een document. dStyle gaat nog een stapje verder en maakt het mogelijk om deze documenten in de juiste huisstijl te leveren. Vanuit Microsoft office Word krijgen de gebruikers de keuze wat zij willen creëren en daarna hoeven zij alleen nog de benodigde data te importeren. De gebruiker krijgt dan een compleet document in de juiste huisstijl van het bedrijf met een automatische ondertekening.

Documentum document management

Documentum is een uiterst nauwkeurig document management systeem. Het zorgt voor een vaste workflow van documenten vanaf het begin tot de archivering. Gebruikers creëren een document in Microsoft Office Word en slaan deze op in Documentum. Er wordt dan bijgehouden wie het document gecreëerd heeft en wanneer. Vervolgens wordt er na elke aanpassing weer bijgehouden door wie en wanneer het bewerkt is. Hierdoor is achteraf altijd aan te tonen wie het document gemaakt heeft en waar het document geweest is. Een document raakt nooit meer verloren. dStyle zorgt ervoor dat het invoeren van de metadata automatisch gaat waardoor gebruikers meer tijd hebben voor de inhoud van het document.

Wilt u meer weten over een van onze Document Management Systemen? Neem dan contact op met Documentaal via telefoonnummer 026 - 445 1036 of maak gebruik van het contactformulier.

[1] Feldman et Sherman. "The high cost of not finding information" 2001.

Logan, Debra. "Document management: Assessing costs and benefits". Gartner. 2000