Onder de Officeknop in Word 2007 treft u een optie aan genaamd 'Voorbereiden'. Dit is een nieuwe optie waarmee u mogelijkheden wordt geboden om het document klaar te maken voor elektronische distributie. De mogelijkheden die binnen deze optie worden aangeboden zijn belangrijk bij de distributie van het document, bijvoorbeeld het beveiligen van een document. Het is daarom erg handig om deze mogelijkheden te leren kennen en gebruiken.


De volgende mogelijkheden worden aangeboden in de optie 'Voorbereiden':

 

  1. Eigenschappen
    Met deze optie kunnen de 'Onderwater gegevens' (metadata) invullen die bij een document worden opgeslagen en meegestuurd. Deze gegevens komen met name van pas bij documentopslag en -beheer.

  2. Controleer Document
    Met deze functie kan het document worden gecontroleerd op bijvoorbeeld verborgen tekst, aanwezige kop- en voetteksten en opmerkingen. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om deze, wellicht gevoelige,  gegevens te verwijderen uit het document.

  3. Document versleutelen
    Wanneer een document echt gevoelige informatie bevat is het aan te raden dit te 'versleutelen'. Deze versleuteling kan vervolgens worden opgeheven met een eerder opgegeven wachtwoord. De bescherming is, in tegenstelling tot de normale wachtwoord beveiliging, vrijwel onmogelijk om te kraken.

  4. Machtiging beperken
    Met deze optie kunt u bepalen welk toegangsniveau een lezer van het document krijgt. Dit zorgt ervoor dat ongeautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het document en/of het document kunnen bewerken.

  5. Een digitale handtekening toevoegen
    Een digitale handtekening verifieert de bron van het document en kan worden gebruikt om te bepalen of een document mogelijkerwijs schadelijke inhoud bevat.

  6. Markeren als Definitief
    Zodra je klaar bent met het Word 2007 document, kunt u het markeren als 'Definitief'. Hierdoor wordt het document een 'Alleen-lezen' document. Hierdoor voorkomt u dat andere mensen wijzigingen aan het document gaan aanbrengen. Daarnaast is bij lezers bekend dat u dit, als auteur, beschouwt als de finale versie.

  7. Compatibiliteitscontrole uitvoeren.
    De compatibiliteitscontrole is bedoeld om te controleren of uw huidige Word 2007 document compatibel is met vorige Word versies. Hierdoor weet je zeker dat iedereen het document kan lezen met alle elementen die hierin zijn opgenomen. Tenzij u zeker weet dat de ontvanger Office 2007 gebruikt, zou u altijd de Compatibiliteitscontrole uit moeten voeren. In de opties voor Word (onder de Office knop) kunt u instellen dat deze compatibiliteitscontrole standaard bij elk nieuw document wordt uitgevoerd.